你知道你们公司的OSHA记录保存义务吗?
OSHA要求建筑和制造企业(以及其他企业)完成并定期更新与工作场所安全有关的文件。
也许其中最著名的是OSHA 300日志，它记录了你工作场所发生的受伤和疾病的细节。
在本文中:
虽然看起来只是更多的文书工作，但保持更新和准确填写表格是至关重要的。未能及时准确地完成文书工作可能意味着巨额罚款，并损害你的整体合规计划．
OSHA检查人员并不羞于发放它们——这些只是记录违规行为，不包括任何违规行为违反工作场所安全规定他们发现。例如，2018年，OSHA对爱荷华州的一家风力涡轮机制造商处以罚款违章罚款15.5万美元这包括错误的记录保存。
什么是OSHA伤害和疾病记录表?
您的OSHA记录保存要求包括三种形式: OSHA 300、OSHA 300a、OSHA 301。
OSHA的300年形成是正式的日志，你记录工作场所发生的伤害和疾病的细节。它包括三个主要部分:
- 确定受伤/疾病(姓名、病例号、职位)
- 受伤描述(受伤日期，发生地点，受伤/疾病描述)
- 使用复选框对伤害进行分类(伤害的结果(例如，缺勤、住院)和伤害/疾病的一般类型)
当您在300日志上记录疾病或受伤时，还需要填写301年形成同时。301表格是针对每个单独事件的伤害和疾病事件报告，它给了你更多的空间来描述在上下文中发生的伤害或疾病。
在301报告中，你要讲述发生了什么，为什么发生，以及对员工的影响。
在年底，你需要完成300年形成，这是您的日志总结报告。请使用表格300填写表格300A，并填写以下资料:
- 死亡总人数
- 累计请假天数
- 调动或限制工作的总人数
- 其他可记录病例总数
- 请假的总天数
- 工作调动或限制的总天数
- 受伤、皮肤疾病、呼吸系统疾病、中毒、听力损失和其他疾病的总数
这张表格只记录了在你的机构中受伤和疾病的影响。它不包括员工的任何个人信息。
OSHA对要求做了哪些更改?
OSHA在2002年推出了第一个重大的记录变更，当时它宣布了表格300、300A和301。2002年的更新还包括需要报告针刺/利器伤害、肌肉骨骼疾病、结核病传播和标准阈值偏移(STS)听力损失病例。
的下一个大更新2015年，OSHA更新了报告和记录保存要求。
自2015年起，您需要通过拨打OSHA的1-800电话或致电您最近的地区办公室，在规定的时间内报告与工作有关的死亡、住院和眼睛损失。
2015年OSHA记录保存的重大变化反映了部分豁免行业的列表，我们在下面描述并链接到这些行业。它还增加了要求保留记录的机构名单建筑材料和用品经销商，汽车零件，配件和轮胎商店,工商机械设备租赁/租赁到名单中的其他。
除了低风险行业的公司外，拥有10名以上员工的雇主必须保留OSHA表格300、300A和301，并且必须在2月1日前在工作场所张贴300A表格。许多员工超过20人的组织也必须在3月2日前向OSHA提交300A表格。
2016年，OSHA发布了最新的更新，称为“改进工作场所伤害和疾病跟踪”规则。它没有改变关于记录保存的核心要求。最大的变化是，如果你所在的行业有超过250名员工，每年都需要向OSHA提交这三份表格。
2019年1月，OSHA发布了一项“最终规则”，取消了每年提交表格300和表格301的要求。然而，所有雇员超过10人且不在豁免行业名单上的雇主仍然有记录和张贴要求。
- 他们必须每年维护300、300A和301表格。
- 他们必须在2月1日前在工作场所张贴300A表格，并将其保持到4月30日。
此外，许多员工超过20人的组织还必须在3月2日之前通过OSHA的伤害跟踪申请提交300A表格。
COVID-19 OSHA记录保存要求
COVID-19对必须遵守OSHA标准的组织提出了几个独特的挑战。OSHA定期更新其对COVID-19的要求，所以定期检查以确保您的OSHA 300日志包含所需的一切内容是很好的。
截至2020年11月，OSHA要求组织记录所有COVID-19病例当案件与工作相关且符合29 CFR 1904.7的记录标准时．这意味着COVID-19与流感不同:你没有义务记录流感病例，即使它们在工作场所传播。
换句话说，你不会记录工作场所出现的每一个COVID-19病例。但你必须调查每一个与工作有关的案例，并在出现与工作有关的证据时将其记录在OSHA 300日志上。OSHA会对你进行评判基于你调查的合理性以及你所掌握的证据。而且，由于大多数确诊的COVID-19病例都会导致你请假几天，所以绝大多数与工作有关的病例都应该记录在你的OSHA 300日志上。
找到COVID-19记录执行指导备忘录而且OSHA的COVID-19专用页面在这里．
为什么OSHA有严格的记录保存要求?
OSHA的记录保存要求并不是为了让你在工作场所受伤或让你感到羞耻。
这些严格要求的重点是跟踪疾病和伤害，以便您可以在未来预防它们。记录这些可以帮助您(和OSHA)识别模式并纠正危险或有害条件。
这些也会帮助你在其他员工受伤之前，或者在你的OSHA检查员为你发现并罚款之前，找到症结所在。
谁需要遵守OSHA记录保存要求?
几乎每个拥有超过10名员工的雇主都需要完成OSHA表格300。
唯一的例外是你的企业属于2015年规则更新中定义的上市行业。
2015年的更新列出了OSHA认为是“低风险”的某些行业，这些只是部分豁免。
截至2015年，部分免税行业包括:
- 管理、科技咨询服务
- 会计，税务准备，簿记和工资服务
- 建筑、专业、劳工、政治和类似的组织
- 调查及保安服务
- 旅行安排及预订服务
- 原油管道运输
- 天然气管道运输
- 其他管道运输
- 珠宝，箱包，皮具店
- 服装店
- 鞋店
- 初级学院
- 牙医的办公室
- 医生的办公室
- 门诊中心
- 个人护理服务
- Deathcare服务
- 宗教组织
- 社会倡导组织
- 民间和社会组织
- 法律服务
- 开云体育投注保险公司
- 参见所有部分豁免行业
如果您的业务在上面的列表或完整列表(下面链接)中，那么您不需要满足OSHA记录保存要求除非OSHA特别要求你以书面形式这样做。OSHA有能力要求你遵守记录保存规则，这就是为什么你只是“部分”豁免。
你可以在网站上找到部分免税行业的完整列表(截至2015年1月1日)的链接“子部分B的非强制性附录”页．
何时何地发布日志?
如果OSHA要求您填写OSHA表格300日志，那么您需要确保它们始终是最新的。你不应该每月、每季度或者更糟——在年底填写。
您还需要从2月到次年4月发布上一年的表格摘要。例如，你将在2022年2月至4月之间发布2021年的总结。
虽然你只需要保存几个月，但你需要在工地上保存至少五年的所有记录。
OSHA最终规则是什么?
此前，OSHA要求拥有250名或以上员工的组织通过电子方式提交300和301表格。但是，您不再需要这样做了。在所谓的“OSHA最终规则”中，政府收回了电子存档的要求。
OSHA废除了电子存档规则，以保护工人的隐私，因为表格301包含员工的个人信息，包括他们的姓名、出生日期和医疗保健信息。
然而，只有电子备案方面的法律消失了。为了OSHA检查，你需要保存、张贴和维护你的300、301或300A。此外，这些组织每年都需要通过OSHA的伤害跟踪应用程序以电子方式提交300A表格。
使用数字记录来满足OSHA要求
仅仅因为OSHA不再强迫您使用表格300和表格301的电子存档并不意味着您应该恢复到纸张或电子表格。此外，您的300表格记录保存影响您的高效和准确的完成和每年的300A表格报告。你可以使用数字安全管理系统，比如Safesite，实时记录事件并同步数据，以便整个团队都能看到。
数字记录保存是确保您的表单正确、最新和易于访问的首选方法。与Safesite实时事件报告而且数字OSHA 300日志，你可以可记录日志的事件立即。您还可以安排后续合规行动，以确保采取措施保护员工。
OSHA推翻了强制性电子规则，以保护私营公司员工不受《信息自由法》(FOIA)要求的身份识别。然而，《信息自由法》的要求只适用于联邦政府:并不适用于你的企业。因此，只要你能保护好自己的数据，你就没有理由跳过数字服务。
你什么时候向OSHA报告或记录什么?
如果受伤很严重，需要在24小时内住院治疗，那么你需要直接向OSHA报告在作出决定后24小时内．对于COVID-19，你需要这样做报告因工作原因住院的COVID-19病例在接触病毒24小时内住院。
OSHA需要知道在事故发生后30天内发生的任何工作死亡事件死亡后8小时内．在处理COVID-19死亡病例时，同样的规则适用:如果一名工人在工作场所暴露于病毒的30天内死亡，那么2020年10月开始的新指南说你必须向职业安全与健康管理局报告他们的死亡
了解更多关于如何报告严重伤害和死亡的信息在这里．
所有可记录的伤害或疾病都需要在表格300日志上，包括那些直接报告给OSHA的。
如何知道案件是否可记录?
并不是每一种伤害或疾病都需要记录在OSHA 300日志上。
一般而言，你只需要在下列情况下记录受伤或疾病:
- 死亡
- 职业性听力损失
- 意识丧失
- 休息日
- 限制工作、调动
- 医疗
换句话说，如果受伤要求员工接受急救以外的医疗或执行限制和/或修改的任务，然后记入OSHA 300日志。
您不需要记录只需要急救的病例(或不包括上面列表中的元素)。
什么算是急救?OSHA急救的定义即“通常在受伤发生后立即在受伤地点进行的医疗护理”。它通常是一次性的短期治疗，很少需要技术或培训来管理。”
轻微的伤口，如割伤、擦伤、抓伤和轻微的烧伤通常都需要急救，即使你需要绷带或消毒剂。举个例子:如果一名员工在工作中割伤了拇指，需要治疗，这是不需要报告的。如果他们在急诊室割伤了拇指需要缝针，就会记录在日志上。
受伤和疾病的记录也需要与工作有关。职业安全与健康管理局对“工作关系”的定义是非常广泛的．
标准编号1904.5“与工作有关”的定义是:“如果在工作环境中发生的事件或暴露，你必须将受伤或疾病视为与工作有关造成或贡献导致的状况或严重加重了已经存在的伤害或疾病。”
了解什么算与工作有关，什么不算与工作有关，这很重要，因为这意味着如果你的员工已经受伤，而你的某个流程不尊重它，那么如果它是“可记录的伤害”，那么它仍然可以记录在你的记录上。例如，如果你雇佣了一名已经患有疝气的员工，而你的工作环境加重了它，那么你必须记录疝气，即使它不是在你的工作场所发生的。
中列出了一些例外1904.5 (b)．在以下情况下，你不需要记录受伤情况:
- 如果该雇员在受伤时作为一名公众成员在工作，而不是在上班
- 如果受伤或疾病是在工作中出现的症状，但完全是与工作无关的事情造成的
- 如果受伤是由于员工自愿参加健康计划(如健康检查、娱乐活动或流感疫苗)造成的
- 如果生病是由于员工吃了或喝了他们带来或订购的东西
- 如果受伤发生时，员工在工作时间内完成个人任务(在机构
- 如果伤害是自己造成的(故意的)
- 如果是普通感冒或流感
- 如果疾病是精神疾病(除非有执照的卫生保健专业人员另有认为，例如，工作引起的创伤后应激障碍)
- 如果伤害发生在员工上下班途中的通道或停车场
最常见的OSHA记录错误是什么?
OSHA的记录保存表格相当简单，但一些公司仍然在试图确保他们的表格完整或因为他们收到了错误的信息而犯错误。
最常见的错误之一是记录每一个事件，试图避免罚款。你不需要记录每一次咳嗽、打喷嚏或割伤，也不应该记录。在日志中添加太多不可记录的伤害会提高你的发病率，这可能会导致更多的OSHA检查，甚至导致你的保险费率增长。开云体育投注如果你的安全记录看起来很差，你甚至可能很难拿到合同。
如果你担心记录某件事而决定不做，你可以真诚地记录你的决定，以防以后再发生。
第二个常见的错误是忽略了临时工受伤的记录。建筑和制造公司依赖的临时工显然不是全职员工。OSHA表示，如果他们为你工作，包括“日常监督”，那么你的300日志中需要记录一次可记录的伤害。
第三，您需要为您所有的个人场所保存日志。这意味着，如果同时运行三个站点，则需要三个日志——每个站点一个专用日志。
没有维护OSHA 300日志的处罚是什么?
2022年1月，违反OSHA的情况再次增加。
违反记录可高达14502美元。是的，这意味着不张贴你的300A表格(你的日志报告)在你的机构会花费你$14,502，如果在OSHA检查期间，你被发现违反要求。
您是否履行了OSHA记录保存义务?
您的OSHA记录保存义务不仅使您的企业符合联邦法规，还使您的员工免受可预防的伤害和疾病。
OSHA 300, 300a和301提供了在您覆盖的工作场所发生的可记录的伤害和疾病的完整列表。如果你不在部分豁免行业名单上，那么及时完成这些表格是至关重要的。你不应该忘记直接向OSHA报告住院和死亡情况。
维护OSHA数字日志
数字记录保存有助于限制您的文书工作，同时确保您的所有记录保存义务得到满足。
Safesite是一个强大的安全管理系统，使满足您的记录保存义务简单。同步你的可记录伤害和你的OSHA 300日志．下载，打印，并使用它来准备300A表格，以便在每年的2月1日至4月30日期间展示。
