分包商和贸易是你业务的核心，但它们并不总是你沟通计划的中心。如果你问他们，他们甚至会告诉你，他们是最后一个知道最重要细节的人。
顺畅的公司间沟通带来的不仅仅是愉快的交易和代购。在任何项目中，简化沟通都是节省金钱、时间和材料的最简单方法——不需要额外的努力。如果你想要清晰的沟通，你需要有一个强有力的沟通计划。
你准备好让沟通顺畅，开始按时、按预算、以更少的事故完成项目了吗?利用这些技巧，成为专业的沟通者(少收邮件)。
1.在工作合同中嵌入命令链
你的邮件是不是到处都是?你的交易是否应该直接交给你的主管，而不是直接交给你的部门经理?这是因为你要么没有一个命令链，要么你没有让任何人知道你的命令链是什么。
拥有清晰的指挥链可以确保信息首先流向最需要的人。然后他们可以过滤掉这些信息，为每个人节省时间、邮件和头痛。
每个人，无论是内部的还是外部的，都应该知道沟通的一般渠道是谁。换句话说，他们应该知道何时联系谁。
您可能会想，“站点管理员是联系人。每个人都知道。”
但你不知道谁知道谁不知道，这就是为什么你还需要把你的计划正式化。
把它写下来，更好的是:写进每一份合同。然后，从第0天开始介绍命令链。没有人会告诉你他们不知道该给谁打电话，或者他们没有正确的电子邮件地址。
提示:在项目开始之前，您还需要遍历交易和订阅的命令链，并在其他地方发布它，例如在办公室和站点办公室。让你的指挥系统万无一失会给你带来好处，尤其是在紧急情况下。
2.创建顶级通信计划
现在你有了一个指挥链，每个人都知道是谁，是时候考虑一个正式的沟通计划了。
如果他们允许的话，普通管理者的手机会从桌子上震动下来。他们收到短信、电话、whatsapp、电子邮件和语音备忘录。有照片，视频，甚至有一个分包商仍然相信传真的无限力量。事情会在混乱中丢失。
正式的沟通计划对沟通进行分类。例如，如果计划中有重要的变化，比如材料丢失或无法在约定的日期开始工作，那就是一个电话。如果是一个快速的、非时间敏感的问题，可能是电子邮件。但如果你不能在一两段话内解决一个问题，或者你需要在当天得到答案，你可以指示团队接电话。
正式的沟通计划也有助于你保持合规性。例如，OSHA HazCom标准要求你们传播安全数据表和信息，并进行培训，以确保每个人都了解现场的危害和风险。
最终，不同的需求需要一种精心选择的交流形式。无论你选择什么计划，把它写下来，分享，并坚持下去。
提示字体想减少电子邮件、短信和信鸽的数量吗?使用安全软件，比如Safesite，可以管理所有的文书工作，简化安全沟通。当您使用Safesite时，您可以直接将安全操作分配给您的交易和代理，并在安全管理仪表板上查看他们何时完成这些操作，无需文本、电子邮件或现场访问。
3.安排工具箱会谈和安全休息
你的沟通计划有助于管理电子邮件和简化沟通，但它也应该包括安全沟通。
工具箱会谈安全停机使重要信息(包括安全政策和变化)的传播变得容易。你会想要使用工具箱对话:
- 加强安全基础
- 提醒行业和下属注意工地危险
- 通知团队现场或工作条件的变化
- 谈论事故或伤害以及预防事故的策略
召开会议意味着你不仅可以跟踪出席人数和确定沟通的力度，还可以为双向交流创造一个开放的论坛。
Safesite用户可以将工具箱演讲分配给安全专业人士、管理者，甚至直接分配给交易和代理，让他们在自己的团队中进行。你甚至可以设定每周定额，以确保会议定期进行。
提示:寻找工具箱谈话的想法?看看一年的工具箱谈话并浏览我们的模板库。
4.信息要清晰，切中要点
既然我们已经讨论了如何释放通信线路，现在让我们讨论一下消息本身。
公司内部沟通的第一条规则就是要切中要点。把你的信息限制在一个主题或项目上。如果你能在主题行中说明你的业务，那就更好了。
一般来说，你要避免说“趁你还在”这句话。一次专注于一件事可以帮助每个人完成更多，完成得更快。
第二，记住不是所有的减仓和交易都有相同的技术知识。尽可能跳过行话，使用外行术语。你不知道他们不知道什么，所以尽量简单。
最后，考虑你的语气，即使是在书面交流中。有疑问时，参考第一点和第二点，尽可能避免评论。换句话说，在你的书面和口头交流中，不要发表意见，尤其是八卦。
你也会想要的保持你的语言专业即使你想把收信人撕成两半。最明显的例子就是在交流时避免使用脏话。然而，使用专业语言也意味着深呼吸，稍后再回邮件或电话，避免说一些私人或不必要的东西。
所以，如果一位代课老师告诉你，他们两周内都不能开始工作，而且只提前一天通知，不要在两分钟后拿起手机发一封愤怒的电子邮件，即使他们真的毁了你的一周。保持礼貌，遵守合同中规定的条款。你将完成同样的事情，保护你的声誉，甚至有可能找到直接与分包商挽回局面的方法(是的，你可以梦想)。
5.鼓励提问和双向交流
最好的沟通是双向的，特别是当它涉及安全和风险的时候。
每个人都需要对提问感到自在，也需要知道该向谁提问。因此，您可能会考虑设置安全经理作为安全和风险问题的联系人。(确保你为潜在的检举人提供了正确的OSHA联系方式。)
也许每个人能带到工作场所的最有价值的一课就是:倾听比说话更重要。所以，如果你发现自己一遍又一遍地重复同样的信息，可能是时候听听为什么机组人员没有收到你的信息了。
以良好的沟通脱颖而出
如果你发现你的项目很混乱，各种各样的收件箱都满了，那么问题可能是从缺乏沟通开始的，而不是大量沟通!
没有明确的联系方式，沟通方法，以及在邮件中填满太多问题是导致不赴约、错过截止日期、丢失材料和持续头痛的主要原因。
使用沟通计划可以尽早设定期望，并为整个公司从管理到安全提供好处。当涉及到管理交易和替换时，这是你在最后期限前尖叫着奔跑和在你的头发完好无损地履行你的义务之间的区别。
你准备好学习更多了吗?安排一个Safesite演示学习如何使用安全管理软件与您的交易和代理无缝沟通。
