每个工人在打卡前都需要了解最新的相关安全信息。为了实现这一点，安全通信需要做的不仅仅是存在:它们需要有效。
组织内部有效的安全沟通必须是双向的，从管理层到员工，从“车间”到管理层。
在我们终极指南的第四部分安全管理制度系列中，Dave Paoletta向您展示了如何将通信和记录直接建立到您的安全系统中。
你是这个系列的新手吗?回去读一下第1部分，第2部分,第3部分．
如何实现有效的安全沟通
实施安全管理计划取决于员工的参与和接受程度。因此，你必须努力告知员工任何期望，解释你为什么需要这个项目或程序，并分享它将如何使组织受益。换句话说，成功的工作场所安全沟通依赖于频繁和有意义的互动。
管理和安全部门沟通的有效性取决于以下几个因素:
- 信誉．研究表明，员工对管理层诚意和可信度的看法会影响管理层信息传递所产生的态度变化。换句话说，如果员工觉得他们被“推销”了一些可能对公司有利但对自己不利的东西，他们很可能会忽视它。避免实施构思不佳的计划和程序，追求频繁的政策或流程变更，以及做出未兑现的承诺。这些管理行为破坏了信誉，沟通也会受到影响。
- 吸引力．在交流中，“吸引力”被定义为信息接收者对信息发送者的舒适感。我们更有可能倾听和回应来自我们认为“像我们”的人的信息，并把我们的最佳利益放在心上。如上所述，如果工人觉得管理层不考虑工人，他们就不太可能按照安全信息采取行动。
- 权力。虽然管理层有权通过监督和渐进的纪律来执行政策和程序，但你会发现，为了保持一个安全和高效的工作场所，必须遵守新规则是一个更好的方法。管理层对新的“要求”或规则缺乏后续行动，往往会导致员工缺乏接受度。
最终，有效的安全信息取决于工人的认知，例如:
- 管理层真的像他们说的那样关心我的安全吗?
- 我的上司真的足够像我，让我可信吗?还是差异太大，让我不可信?
- 上司对我的权力是真实存在的吗?我必须遵守安全规则吗?(参考:安全管理:人性化的方法，第三版。彼得森,丹。美国安全工程师协会，2001年。p . 174)
安全通信技术介绍
以下部分包含一些美国各行业使用的安全通信技术的例子。
刊物及公报
最基本的安全沟通形式是书面(和电子邮件)材料，例如:
- 安全公告
- 交流经验
- 即将到来的培训课程，
- 新的安全计划或团队活动
张贴在布告栏、自助餐厅、洗手间和其他聚集区域的书面材料对于大多数员工在工作时间不经常使用电脑的工厂很有用。所有书面材料必须使用清晰的字体和颜色，内容保持简短和切题。张贴的书面材料也应该是最新的，并经常更新。过时的和不适用的职位会导致员工忽略所有随后的职位，因为他们认为这些沟通通常都过时了。
员工安全小组或委员会
安全委员会或安全小组是强有力的沟通和风险识别工具。然而，它们也很容易完全浪费时间和精力。成功的关键是培训和指导团队成员，并支持他们在工作场所取得具体的成果。团队章程必须以发现和控制危险为目标。安全小组识别和控制危险方法的主要优势是:
- 汇集团队的经验和专业知识。集体经验，加上头脑风暴的机会，结果是开发出实用和创新的解决方案．
- 小组成员在委员会会议上一起工作的机会改善沟通和个人对挑战的理解面对不同的工作组。
- 委员会的建议，尤其是在有争议的问题上通常被别人更积极地接受在组织中。
在创建安全委员会时，请牢记以下几点。会员组成
- 参与者的数量取决于员工的数量。
- 委员会必须有同等数量的雇主选出和雇员选出(或志愿)的成员。
- 领导者应该从组织的各个部分挑选成员。
- 成员资格应该有一个特定的任期，并且可以轮换(这样成员才能保持新鲜)。
成员资格要求
- 选举主席。
- 如果可能的话，至少服刑一年。
- 接受危险识别方面的培训(见下面的链接)。
- 培训团队成员的沟通技巧。
- 接受过事件调查原则的培训，并知道如何应用这些原则。
- 接受安全委员会会议记录。
- 代表各业务单位/公司分部的主要活动
职责
- 每月见面。
- 如果员工大多从事低危害工作，那么安全委员会可能每季度开会一次。
- 会议必须在上班时间举行，如有必要，可以通过电话会议进行。
- 记录三年的每次会议，包括:
- 会议日期
- 与会者的名字
- 负责跟进建议的人的名字
- 所有其他委员会报告、评估和建议。
- 讨论了安全和健康问题;包括涉及工具、设备、工作环境和工作实践的危险。
- 纠正危险的建议和管理层应对的合理期限。
安全委员会的目标：
- 建立员工报告危险并提出纠正措施的制度。
- 建立审查检验报告和建议纠正措施的程序。
- 评估所有事件调查，并建议如何防止再次发生。
- 让所有员工都能看到安全委员会的会议记录。
- 建议加强运营部门整体安全工作的方法。
如何以及何时使用安全激励和奖励
的安全活动和倡议的有效性研究显示了一个影响有限在很多情况下。
相反，创建一个协调沟通策略宣布一个新的项目或方法对于吸引员工的注意力和建立兴趣是有用的。
此外，如果计划改变了既定的做事方式，或者似乎影响了真实的或可感知的员工利益，那么必须仔细计划推广。你应该做出一些可能会引起争议的改变将所有涉众纳入计划阶段．在推出之前，收集并处理了员工关注的问题和反馈。如果你的项目不考虑员工的反馈，那么这个计划可能注定要失败。以下是其他一些经验法则:
- 定义一个特定的问题或问题为解决问题而努力。不要仅仅因为你认为安全部门需要关注就发起安全运动。
- 总是得到认可从高级管理层和关于目标、方法、预算和持续时间的书面协议开始。
- 总要让工会干事参与进来(如果适用),主管和工作组负责人设计、计划和实施安全活动。
- 尽量减少数量每年的安全活动/倡议-越少越好!
- 定义目标和关键的成功指标为每个运动/倡议评估其有效性。
- 结束活动或计划当你达到目标或者活动被证明无效时。换句话说，不要白费口舌。
适当地设计和实施安全活动，解决员工接受和接受的实际问题，是向员工传达所需流程更改的重要工具。然而，安全运动并不能取代安全工作实践、危险报告或协作解决问题的定期双向沟通。这些实践是长期建立和维持有效安全计划的关键。
激励计划
大多数安全激励计划的目标是通过为实现预期结果的员工提供切实的奖励来促进安全工作行为。员工以理想的方式改变自己的行为，以获得积极的强化或奖励，这似乎是常识。此外,“操作性条件作用”已经被爱德华·桑代克、约翰·华生和b·f·斯金纳等人类行为学者研究和撰写了几十年。
不幸的是，尽管这项研究的科学依据很充分，激励计划对工人安全的影响尚未得到直接证实．在实施一个组织的激励和奖励计划之前，管理层应该问清楚真正的目标是什么。
很多时候，激励计划是对安全表现不佳的一种反应，正如不可接受的高伤害和事故率所表明的那样。其他时候，激励计划的存在是为了解决员工的不满和不完善的企业文化或安全文化。
激励计划并不是改善公司文化、员工/管理层关系或减少驾驶事故和伤害的独立工具。相反，激励可能是一个更广泛的战略的有用组成部分，以使工人参与安全计划或突出特定的计划或程序的变化。
OSHA不需要雇主提供安全激励计划作为其安全计划管理系统的一部分。它警告说，提供高价值奖励的项目可能会阻止员工举报，这样员工就不会失去奖金。避免奖励员工避免受伤或达到一定数量的“无受伤日”的项目。这些项目会导致同伴压力，因为它们是以小组为基础的。如果一个人受伤，所有人都失去奖励。相反，要设计奖励计划特定的行为易于观察并被认为有利于安全工作或遵守安全工作程序。
以下是设计有效的安全激励计划的九个建议:
- 获得奖励所需的行为是明确的和可实现的。
- 每个符合行为标准的人都应该得到奖励。
- 最好避免因个人的失败而惩罚群体，除非他们能控制个人的表现。
- 许多人得到小的奖励比一个人得到大的奖励要好。
- 不要以牺牲一个群体为代价来奖励另一个群体。
- 奖励的进展情况应予以监测并公开公布。
- 奖励应该是可显示的，并代表安全成就。
- 奖励计划应该有明确的时间限制，并经常启动、停止和更改。
- 在完成安全激励计划后，进行审查(“热洗”或行动后会议)，以确定它是否达到了规定的目标，以及哪些教训将为未来的努力提供信息。
如果经过精心设计和实施，安全激励和奖励计划可以成为管理层与员工安全沟通过程中有用的一部分，并在组织中促进积极的安全氛围。当心那些“现成的”或商业激励计划，它们声称在其他公司取得了惊人的效果。相反，在购买之前，根据上面的指导和你的奖励计划的具体目标来评估它们。
如何开始做记录
适当的记录保存对于安全管理系统至关重要，因为它可以进行有意义的评估，允许长期趋势分析，并验证是否符合监管标准。
组织必须对各种EHS活动的记录进行隔离和管理，每项活动的严格程度都要适当。例如，仔细地整理急救箱清单和检查表就相当于把你所有的甜甜圈收据都保存下来;这既不是必需的，也不划算。这只会产生更多的文书工作。
其他记录，如暴露试验数据或人员暴露监测结果，应更正式地处理。您必须对任何包含个人身份数据或PII的文件保持适当的保密水平。
以直接或间接方式合理推断该等资料所适用的个人身份的任何资料表述。此外，PII被定义为:(i)直接识别个人的信息(例如，姓名、地址、社会保险号或其他识别号码或代码、电话号码、电子邮件地址等)或(ii)机构打算与其他数据元素一起识别特定个人的信息，即间接识别。(这些数据元素可能包括性别、种族、出生日期、地理指标和其他描述符的组合)。此外，允许与特定个人进行物理或在线接触的信息与个人身份信息相同。这些信息可以保存在纸张、电子或其他媒体中。
任何包含PII的文件或记录必须保存在锁定的文件或加密的计算机数据库中。访问应该停留在需要知道的基础上。通常情况下，人力资源部门负责维护这些信息，因为他们在保护个人身份信息方面受过最多的培训，也有最多的经验。EHS办公室可以保留不太敏感的记录，如安全培训记录、设施/车间/实验室检查记录、事故调查和纠正措施报告。化学品安全数据表(SDS)，空气采样和暴露监测数据和报告，不包含PII，也应由EHS部门维护。
以下是一些记录的例子及其维护要求:
- 为每个员工保存医疗记录工作年限加30年除非特定的标准要求不同的保留期。其中包括化学品安全数据表、血源性病原体暴露事件记录、呼吸保护医疗评估和适应性测试以及任何化学品暴露测试记录。一些医疗记录，如听力测试结果和个人防护装备培训记录，只需要在个人就业期间保存。
- 保留年度OSHA-300日志，年度伤害和疾病摘要，以及事故报告表格(OSHA或你所在州的同等文件)至少五年．
- 维护安全培训记录至少三年，但明智的做法是在每个人受雇期间保留它们。
- 保持噪音监测(区域监测，不是人员监测)记录至少两年,
- 坚持封锁Tagout项目检查并取消了密闭空间进入许可证一年．然而，明智的做法是保留乐透彩票工作期间的评估。
安全管理程序应包括文件和记录管理的书面指导方针，以符合上述要求。为了更有效，你还应该将其设计为:
- 被多个人定位和访问。通常，当人力资源或EHS团队的重要成员退休或离开公司时，公司不知道记录在哪里或如何访问它们!将文件和记录数字化是一种简单的方法来保证它们的安全和可访问性。
- 以一种可以访问的格式转移到监管机构如OSHA或EPA在24小时内要求检查。
- 要足够全面(特别是培训记录)，以便事后确定培训的内容和质量。
- 事故调查记录还应包括纠正措施和纠正措施的完成证明。
如果你没有沟通，你就没有安全计划
每一个单独的安全程序都需要通信和记录保存组件。没有这些，你就没有成功或服从的机会。
好消息是，你有很多工具可以使用，所以通过一些研究和创造力，你就有了建立一个真正与你的团队对话的安全沟通计划所需要的东西。
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